a. Gestionar el Sistema de Gestión Documental en todas sus fases, a saber:
- Recepcionar y procesar toda la documentación dirigida a la Comisión en formato físico y/ o digital, de acuerdo a los procedimientos e instrucciones internas establecidas al efecto.
- Controlar el flujo de los procesos documentales recibidos por las plataformas oficiales de la Comisión.
- Aplicar controles en la clasificación, descripción e imagen de los documentos en formato físico y/o digital, de acuerdo con los procedimientos e instrucciones internas establecidas a tal efecto.
- Distribuir los documentos en forma interna, de acuerdo a los procedimientos e instrucciones dictadas a tal efecto, propiciando la generación y tramitación de la documentación sobre plataformas digitales.
- Despachar la documentación emanada de la Comisión en formato físico o digital, aplicando los procedimientos y las medidas de control y seguridad establecidas internamente.
- Aplicar control en el despacho electrónico de documentos, actos administrativos, a través de los sistemas que realizan el envío de forma automatizada.
- Digitalizar los documentos de entrada o salida, en formato físico, previa clasificación y ordenamiento para su incorporación al Sistema de Gestión Documental.
- Realizar inventario de la documentación en formato físico del Archivo Central de la Comisión, de acuerdo a los procedimientos e instrucciones internas establecidas a tal efecto.
- Colaborar con las diferentes unidades de la Comisión en los requerimientos de éstas, en materia de publicación de documentos en el sitio web y otros relacionados a la gestión de los documentos.
- Gestionar la creación de nuevas tipologías documentales y sus procesos, aplicando roles de acceso y otros relacionados a la gestión de los documentos de acuerdo a las Políticas institucionales definidas para estos efectos.
- Atender a los usuarios internos del Sistema Gestión Documental, de forma presencial o remota, a fin de satisfacer sus requerimientos de información y/o apoyo sobre los procesos de tramitación.
- Asistir al público en general de forma presencial y apoyar el uso y recuperación de la documentación a través del Archivo Digital disponible en los módulos de autoconsulta dispuestos por el Servicio.
- Brindar capacitación y soporte documental en el uso de las herramientas para la creación, almacenamiento, búsqueda, control de acceso y otros relacionados a la gestión de los documentos.
- Autenticar a través del sistema de apostilla conforme a lo establecido en la Ley N° 20.711 los documentos públicos generados por la Comisión.
- Gestionar los recursos que se ponen a su disposición para el desarrollo de las funciones y el logro de los objetivos.
- Colaborar con las diferentes unidades de la Comisión en los requerimientos de éstas, en materia de publicación en sitio web, proceso registral y otros relacionados a la gestión de los documentos.
b. Asesorar y realizar las demás funciones o labores que el Director General de Administración y Operaciones o su jefatura directa le encomiende, en el ámbito de su competencia.
Jefe Unidad: Vanessa Díaz Bustamante
