1. Del funcionamiento y composición del directorio

• a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:

  • 
    i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La sociedad cuenta con este procedimiento ya aprobado por el Comité de Auditoría, sólo falta la aprobación de Directorio de Empresas Sutil S.A., lo cual debiera ocurrir en el primer trimestre de 2020.
    
    ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La sociedad cuenta con este procedimiento ya aprobado por el Comité de Auditoría, sólo falta la aprobación de Directorio de Empresas Sutil S.A., lo cual debiera ocurrir en el primer trimestre de 2020. No obstante lo anterior, los ejecutivos de las compañías se mantienen en permanente contacto con los grupos de interés relevantes en el desarrollo de las actividades de las empresas.
    
    iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La sociedad cuenta con presentaciones periódicas de su misión, visión, valores y principios, los que son guía del actuar de nuestros directores y principales ejecutivos. Adicionalmente, la Gerencia de Auditoria Interna, realiza inducciones, al interior de las organizaciones, incluidos Directores y Ejecutivos, del Código de Ética y Conducta de Empresas Sutil S.A., donde se plasma la misión, visión, los principios y valores del Grupo.
    
    iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Anualmente la Gerencia de Auditoría prepara y actualiza con ayuda de fiscalía todo el marco legal aplicable al Directorio y sus ejecutivos, el que es presentado al Directorio: esto es monitoreado durante el año y se presentan los cambios importantes ante el marco regulatorio. Adicionalmente se ha puesto a disposición del Directorio y principales ejecutivos una carpeta digital que contiene toda la información relevante respeto del marco jurídico atingente a la organización.
    
    v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Permanentemente área de Fiscalía prepara marco legal aplicable al directorio y sus ejecutivos, presentando en conjunto ejemplos de fallos recientes, hechos esenciales publicados y otros atingentes a la materia. Adicionalmente la Gerencia de Auditoría reporta los hechos relevantes y cambios antingentes a la materia.
    
    vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Cada acuerdo independientemente de su nivel de importancia queda plasmado en actas de directorio, las que son entregables para su lectura a cada nuevo director en caso de su ocurrencia; además cuenta con el tiempo que sea pertinente para consultas al gerente general y presidente del directorio. Dichos documentos además se encuentran disponibles en la carpeta digital para Directores y principales ejecutivos.
    
    vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    En cada directorio se presenta reseña de la información financiera de cada filial consolidada a su vez con sus filiales, indicando el gerente general los principales hechos más relevantes que afectan los Estados Financieros. Por otra parte anualmente la Gerencia de Auditoría presenta en Comité de Auditoría las observaciones de los Auditores Externos que pudieran afectar a los estados financieros, lo que luego es presentado en Directorio.
    
    viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía incorporo un procedimiento formal para declaración y detección de posibles conflictos de intereses, circularizados entre el Directorio y todos los empleados y ejecutivos que pudiesen ser elegibles por tener mayor exposición a una situación de conflicto de interés; los casos que declaren potencial conflicto serán evaluados por Comité de Auditoría e informados al directorio. Dicha declaración es actualizada de manera anual, con el objetivo de llevar un monitoreo continuo de los posibles caso de conflictos de interés.
    

  b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:

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    i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La sociedad cuenta con este procedimiento ya aprobado por el Comité de Auditoría, sólo falta la aprobación de Directorio de Empresas Sutil S.A.. lo cual debiera ocurrir en el primer trimestre de 2020. No obstante lo anterior, de ser necesario una capacitación específica, ésta es solicitada en directorio para que éste resuelva su aprobación.
    
    ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Es tarea delegada en la Gerencia de Auditoria, llevar a Comité de Auditoría un benchmark de ejemplos de otras entidades que se pueden implementar, para esto se capacita regularmente tanto en lo formal como asistencia a presentaciones o charlas relacionadas al tema.
    
    iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el año 2019, se procedió con la creación de la Gerencia de Comunicaciones y Sustentabilidad, la que tiene como foco dar avances en materia de sustentabilidad.
    
    iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Como parte del desarrollo del área de Auditoría Interna, durante el cuarto trimestre de 2019, se realizó una evaluación de riegos de las sociedades que forman parte del grupo, incluyendo la identificación de riesgos de sustentabilidad.
    
    v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio efectúa análisis de estos puntos cuando existe alguna novedad importante en estas materias, y a su vez se mantiene permanentemente informado a través de Comité de Auditoría.
    
    vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La sociedad cuenta con capacitaciones periódicas de su Código de Ética y Conducta, las incluyen a sus Directores, donde se revisan los ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés y las formas en que éstos pueden ser resueltos.
    
    vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta materia se planea incorporar durante año 2020
    

  c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:

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    i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Actualmente no se cuenta con una política formal para esta materia, pero si algún director lo requiere es tema tratado en directorio para su discusión, se planea incorporar durante año 2020.
    
    ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Actualmente no se cuenta con una política formal para esta materia, pero si algún director lo requiere es tema tratado en directorio para su discusión, se planea incorporar durante año 2020.
    
    iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Actualmente no se cuenta con una política formal para esta materia, pero si algún director lo requiere es tema tratado en directorio para su discusión, se planea incorporar durante año 2020.
    

  d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se presenta ante directorio programación de auditoría realizada por empresa auditora externa, efectuando reunión anual con socio de la firma auditora. Como así también para exponer los puntos de control interno detectados en el proceso de dicho plan.
    
    ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Compañía delega esta tarea en el Comité de Auditoría (el que está conformado por al menos dos directores), quien revisa esta materia a través de su Gerente de Auditoría, quien les reporta los principales hallazgos por parte de los auditores externos, respecto de los Estados Financieros y la Carta a la Administración. Por otra parte es también quien mantiene el contacto y reuniones permanente con equipo de auditoría externa. El Comité de Auditoría reporta luego al Directorio los hallazgos a este respecto. 
    
    iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Compañía delega esta tarea en el Comité de Auditoría (el que está conformado por al menos dos directores), quien revisa esta materia a través de su Gerente de Auditoría, quien les reporta los principales hallazgos por parte de los auditores externos, respecto de los Estados Financieros y la Carta a la Administración. Por otra parte es también quien mantiene el contacto y reuniones permanente con equipo de auditoría externa. El Comité de Auditoría reporta luego al Directorio los hallazgos a este respecto. 
    
    iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio de la Compañía delega esta tarea en el Comité de Auditoría (el que está conformado por al menos dos directores), quien revisa esta materia a través de su Gerente de Auditoría, quien les reporta los principales hallazgos por parte de los auditores externos, respecto de los Estados Financieros y la Carta a la Administración. Por otra parte es también quien mantiene el contacto y reuniones permanente con equipo de auditoría externa. El Comité de Auditoría reporta luego al Directorio los hallazgos a este respecto. 
    
    v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Empresas Sutil, tiene como política que los directores tomen conocimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 18.045 de Mercado de Valores, en todo aquello que dice relación con posibles conflictos de interés que puedan existir entre la empresa de auditoría y la posibilidad de que ésta preste simultáneamente otros tipos de servicios, tales como desarrollo de sistemas contables, tasaciones, valorizaciones, servicios actuariales, etc. Todo lo anterior se tiene en cuenta al momento de seleccionar a las empresas de auditoría. 
    

  e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:

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    i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El comité de auditoría interna, el que está conformado por al menos dos directores y en quien el directorio tiene delegada esta función, se reúne mensualmente con la Gerencia de Auditoria, para revisar la ejecución de la planificación de las evaluaciones de riesgos todas las filiales del grupo.
    
    ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El comité de auditoría interna, el que está conformado por al menos dos directores y en quien el directorio tiene delegada esta función, se reúne mensualmente con la Gerencia de Auditoria, para revisar la ejecución de la planificación de las evaluaciones de riesgos todas las filiales del grupo.
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El comité de auditoría interna, el que está conformado por al menos dos directores y en quien el directorio tiene delegada esta función, se reúne mensualmente con la Gerencia de Auditoria, para revisar la ejecución de la planificación de las evaluaciones de riesgos todas las filiales del grupo.
    
    iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Gerencia General de Empresas Sutil, tiene como foco este hito, el cual ya se ha implementado en la emergencia internacional COVID-19, no obstante lo anterior cada empresa que forma parte del grupo, debe confeccionar su propio programa de continuidad de negocio.
    

  f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. El programa o plan de auditoría anual.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Gerencia de Auditoria, presenta anualmente un programa de auditoria y presupuesto al comité de auditoría que contempla labores de control interno, auditoria, cumplimiento y evaluación de riesgos, el que es aprobado y presentado al directorio de la organización para su aprobación y conocimiento; mensualmente el Comité de Auditoría va monitoreando la realización e este plan, sus resultados, riesgos y tareas. El Comité de Auditoría reporta mensualmente al Directorio los hallazgos a este respecto. 
    
    ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Cualquier deficiencia grave o que constituya delito contra particulares o el estado según esta declarado en nuestro código de ética será notificado a las autoridades competentes una vez sea informado al Directorio
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Mensualmente en reunión en Comité de Auditoría se informa el resultado de los trabajos y planes de acción sugeridos, al igual que cartas de comentario a la gerencia de los auditores corporativos.
    
    iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el año 2018, el Directorio aprobó el implementación del modelo de prevención de delitos de la sociedad, nombrando al encargado de dicha prevención, reforzando la difusión del Código de Ética y Conducta del Grupo, incoporándolo a su reglamento interno. Durante el año 2020 se trabajará en la definición del manual, política y procedimiento del modelo de prevención de delitos como así de su plan de capacitación a todo el grupo de empresas Sutil.
    

  g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:

  • 
    i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Durante el año 2019, se procedió con la creación de la Gerencia de Comunicaciones y Sustentabilidad, la que tiene como foco dar avances en materia de sustentabilidad.
    
    ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La organización no cuenta con esta unidad
    
    iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La organización no cuenta con esta unidad
    

  h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:

  • 
    i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Anualmente se realiza al menos un directorio en dependencias de las compañías filiales, estas contemplan una presentación detallada sobre la unidad de su gerente general, detalles del negocio y su personal y recorrido a las instalaciones
    
    ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Anualmente se realiza al menos un directorio en dependencias de las compañías filiales, estas contemplan una presentación detallada sobre la unidad de su gerente general, detalles del negocio y su personal y recorrido a las instalaciones
    
    iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Directorio cuenta con la presencia de la Gerencia General en cada una de sus reuniones, sin perjuicio de la posibilidad de que por petición de la mayoría de sus miembros, pueda sesionar sin su presencia. Se deja constancia que el Gerente General, por estatutos, es el secretario del Directorio
    

  i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

  • No
    Explicación:
    El Directorio cuenta con la presencia de la Gerencia General en cada una de sus reuniones, sin perjuicio de la posibilidad de que por petición de la mayoría de sus miembros, pueda sesionar sin su presencia. Se deja constancia que el Gerente General, por estatutos, es el secretario del Directorio. Adicionalmente, el Comité de Auditoría en forma delegada por el directorio, tiene programada tres reuniones anuales con los auditores externos
    

  j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No existe un procedimiento formal, pero el directorio sesiona mensualmente, en estas reuniones se efectúan múltiples discusiones, entre ellas adopciones de mejores prácticas vistas en otros directorios, las que se plantean y se discuten.
    
    ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Son los mismos integrantes del directorio quienes ejercen influencia en la búsqueda de la mejora continua, siendo estos mismos quienes detectan las necesidades de prácticas a fortalecer, las que son adoptadas bajo un régimen de mejora continua.
    
    iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La Compañía no ha detectado que exista una inhibición de diversidad en el Directorio, los directores de la compañía tienen diferentes áreas de expertise lo que permite tener un buen nivel de diversidad.
    
    iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se realiza, reuniones mensuales fijadas según calendario anual, en el que se determinan las fechas y duración de las mismas, todo esto en concordancia con los estatutos de la sociedad. En los casos que sea requerido se efectúan sesiones extraordinarias.
    
    v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta opción no ha sido considerada
    
    vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta opción no ha sido considerada
    
    vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Esta opción no ha sido considerada
    

  k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:

  • 
    i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha habilitado que la información se encuentre de manera digital a través de la creación de una carpeta que contiene toda información requerida por el Directorio como así también a sus principales ejecutivos.
    
    ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha habilitado que la información se encuentre de manera digital a través de la creación de una carpeta que contiene toda información requerida por el Directorio como así también a sus principales ejecutivos.
    
    iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Se ha habilitado que la información se encuentre de manera digital a través de la creación de una carpeta que contiene toda información requerida por el Directorio como así también a sus principales ejecutivos.
    
    iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Empresas Sutil S.A. ha implementado un canal de denuncia en donde pueden acceder los denunciantes en forma totalmente anónima y segura. El Directorio se informa de éstas denuncias a través del Comité de Auditoría, en quien tiene delegada esta función, cabe señalar que uno de los miembros del Directorio (Presidente del Comité de Auditoría) tiene acceso a la plataforma del canal y se informa de manera inmediata cuando ingresa una nueva denuncia.
    
    v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El texto definitivo de cada acta es enviado y revisado por cada Director antes del próximo Directorio en que se aprobará el acta.
    
    vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    No se estima necesario pues el acta es revisada dentro de la sesión de directorio siguiente y aprobada, en caso de una objeción o solicitud de adecuar algún punto este queda corregido dentro de la misma sesión 
    

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

• a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:

  • 
    i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración. 
    
    ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración. 
    
    iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración. 
    
    iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración. 
    

  b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:

  • 
    i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración. 
    
    ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración. 
    
    iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración. 
    
    iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración. 
    

  c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:

  • 
    i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si bien no existe una política formal, respecto de como informar al publico en general, la Sociedad reporta la adopción de políticas en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible, a través de su memoria anual.
    
    ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    
    iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Si bien no existe una política formal, respecto de como informar al publico en general, la Sociedad reporta sus riesgos relevantes a través de su memoria anual.
    
    iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Estos indicadores no se encuentran incluídos en el reporte de la memoria anual.
    
    v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Estos indicadores no se encuentran incluídos en el reporte de la memoria anual.
    

  d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

  • No
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración, para evaluación de riesgos se utiliza COSO II
    

  e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:

  • 
    i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración.
    
    ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración.
    
    iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración.
    

  f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:

  • 
    i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración.
    
    ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración.
    
    iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    
    iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    

  g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.

  • Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    Existe página Web en la que están publicados todos los informes y temas de interés que sean de carácter público.
    

3. De la gestión y control de riesgos

• a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:

  • 
    i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía realiza evaluación de riesgos anualmente, la que es presentada al Comité de Auditoría con sus conclusiones.
    
    ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía adopta esta práctica a través del comité de auditoría, dejando la ejecución como tarea del Gerente de Auditoría, esta función se está desarrollando con recursos internos y externos, los resultados de éstos son informados al directorio.
    
    iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía realiza esta práctica a través del comité de auditoría, dejando la ejecución como tareas de la Gerencia de Auditoría, quien reporta directamente a dicho comité.
    
    iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía realiza esta práctica a través del comité de auditoría, dejando la ejecución como tareas de la Gerencia de Auditoría, quien reporta directamente a dicho comité, el alcance de esta función abarca a todas sus filiales que pertenecen al grupo empresarial.
    
    v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía realiza esta práctica a través del comité de auditoría, dejando la ejecución como tareas de la Gerencia de Auditoría, quien reporta directamente a dicho comité, el alcance de esta función abarca a todas sus filiales que pertenecen al grupo empresarial. La evaluación de riesgos contempla riesgos funcionales, operacionales, reputacional, medio ambiental, legal, entre otros.
    
    vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
    Respuesta: Sí
    The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés)
    The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés)
    
    Explicación (4000 caracteres máximo):
    La compañía adopta esta práctica durante el año 2016 para evaluación de riesgos utilizando metodología COSO II, incorporando las actualizaciones a este marco realizadas durante el año 2017.
    
    vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía cuenta con un código de conducta aprobado por el directorio vigente, distribuido en toda la organización y filiales dependiente del grupo empresarial. http://www.empresassutil.cl/inversionistas/gobierno-corporativo/politicas-practicas-y-manuales/
    
    viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, el código de conducta está hecho a nivel de filiales, para la matriz está en proceso de estructuración, confección y formalización del mismo
    
    ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, el código de conducta está hecho a nivel de filiales, para la matriz está en proceso de estructuración, confección y formalización del mismo
    

  b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía ha implantado un canal abierto de denuncias que administra consultora Deloitte en toda su plataforma y seguridad, al que pueden acceder vía web, buzón de voz o buzón postal tanto directores, colaboradores como cualquier externo relacionado con la compañía matriz y cualquiera de sus filiales. https://www.canaldedenuncia.cl/cda/EmpresasSutil/cdpages/inicio.aspx
    
    ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía ha implantado un canal abierto de denuncias que administra consultora Deloitte en toda su plataforma y seguridad, al que pueden acceder vía web, buzón de voz o buzón postal tanto directores, colaboradores como cualquier externo relacionado con la compañía matriz y cualquiera de sus filiales. 
    
    iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La plataforma de canal de denuncias permite al denunciante una vez efectuada su denuncia obtener un código de denuncia y password, con la cual pueden efectuar seguimientos al status de la denuncia hasta su cierre, además puede contactar a través del canal de denuncias al investigador, de igual forma aportar nuevos antecedentes y cualquier tipo de archivo.
    
    iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El Canal de denuncia se capacita de manera anual dentro de las filiales del grupo.
    

  c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de formar y formalizar departamento que apoye esta gestión, lo cual esta considerado dentro de sus planes de mediano plazo.
    
    ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de formar y formalizar departamento que apoye esta gestión, lo cual esta considerado dentro de sus planes de mediano plazo.
    
    iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
    Respuesta: Sí
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    El directorio conversa periódicamente del estado del talento gerencial en las compañías. Incluso se presenta a cada Gerente y a su equipo de reporte y se plantean las dudas, desafíos y preocupaciones con cada uno de estos. Hay una preocupación permanente del directorio en estar al día con lo que pasa con el equipo gerencial de Empresas Sutil. 
    
    iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de formar y formalizar departamento que apoye esta gestión, lo cual esta considerado dentro de sus planes de mediano plazo.
    
    v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de formar y formalizar departamento que apoye esta gestión, lo cual esta considerado dentro de sus planes de mediano plazo.
    

  d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:

  • 
    i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    
    ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    
    iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    
    iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    

4. De la evaluación por parte de un tercero

• a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:

  • 
    i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    
    ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    
    iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración 
    
    iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
    Respuesta: No
    Explicación (2500 caracteres máximo):
    La compañía está en proceso de apertura a la bolsa, estamos cumpliendo con las formalidades que la ley exige; procedimientos más formales están en proceso de estructuración