BLANCO Y NEGRO S.A.

Prácticas de Gobierno Corporativo

Razón Social:
BLANCO Y NEGRO S.A.
RUT:
99589230-8
/

Período Consultado: 202212

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1. Del funcionamiento y composición del directorio

  • a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:


    • i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Sociedad pone a disposición de los nuevos directores toda la información de gestión, planes de acción, información contable y financiera relevante de la Compañía. Adicionalmente, el mecanismo de inducción de la Compañía a los nuevos directores, considera que el Gerente General y los gerentes de las distintas áreas estén disponibles para explicar el funcionamiento, normas internas, particularidades, riesgos y oportunidades de sus distintas áreas, así como la misión y valores según los cuales opera la Sociedad, y los principales objetivos y proyectos acordados por el Directorio con anterioridad. Por último, cada vez que se incorpora un nuevo director, se le entrega un cuadro resumen de los principales deberes y responsabilidades que caben a los directores de las sociedades anónimas abiertas y de las principales normas legales y reglamentarias aplicables a las mismas, y se les dan a conocer las distintas medidas adoptadas por la misma para garantizar la existencia de un buen gobierno corporativo y para evitar conflictos de interés.

      ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Adicionalmente a los procesos referidos en el numeral i. anterior, los miembros del Directorio, y en particular aquellos que se incorporan, son constantemente informados sobre la relación existente entre la Compañía y las distintas autoridades del país e instituciones privadas relacionadas con el fútbol profesional. Algunos Directores tienen designado un rol de comunicación permanente con stakeholders, apoyados con asesores estratégicos de comunicaciones,

      iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Todos estos lineamientos son comunicados por distintos medios a toda la organización como parte de la inducción o en los distintos politicas y procedimientos que se implementan en la gestión. El codigo de comportamiento intreno aprobado por el Directorio es firmado por todos los directores y el personal. Material tambien publicado en la pagina web de la institución.

      iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se realiza una presentación que abarca contenido relevantes del Gobierno Corporativo por parte de asesores legales y/o auditores externos, tanto del marco juridico de Sociedades Anónimas como el marco que impone las autoridades deportivas ( FIFA) y cualquier materia relevante para la ejecución de la actividad de la institucion como la normativa de ley 19.327, entre otras.

      v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Al momento de conformarse el Directorio, el Gerente General realiza una inducción relativa al manejo de Información Confidencial y los roles que debe cumplir el Directorio y cada Director, relativas a las restricciones que impone la ley de sociedades anónimas. Tambien existe un Manual de Manejo de Información de Mercado que se entrega a los Directores y esta disponible en la pagina web de la Institución

      vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En el proceso de Inducción se informan al Directorio los principales aspectos de cambios y/o mejoras institucionales, principales contratos vigentes, política deportiva, proyectos, política de financiamiento y presupuesto.

      vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Mensualmente los directores reciben copia de toda la información contable y financiera relevante de la Compañía, ademas el Gerente General realiza una presentación detallada de los Estados Financieros y si es necesario concurren los Gerentes de las distintas áreas o auditores, para profundizar temas relevantes.

      viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Conforme a lo señalado en el numeral i. anterior, el Gerente General y los gerentes de las distintas áreas le entregan a los nuevos directores, al momento de incorporarse a la Compañía, información relativa a sus deberes y obligaciones legales y estatutarias, y sobre las normas aplicables, dentro de la cual se incluyen las normas de la LSA para la aprobación de materias en que existan conflictos de interés por parte de directores. Por otra parte, el Directorio se rige por las leyes y las regulaciones de la CMF que le resultan aplicables, que son lo suficientemente adecuadas y completas para determinar el deber de los directores de informar sus conflictos de interés oportunamente. Además, la Sociedad cumple a cabalidad lo dispuesto en el título XVI de la LSA. Trimestralmente el Directorio revisa el listado completo de compras a Proveedores, Honorarios y Clientes de manera que puedan verificar que no existe ningun caso de Conflicto de Interés.

    b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:


    • i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si bien no existe una programación de capacitaciones para el Directorio, anualmente se realiza una Inducción Respecto a El Buen Gobierno Corporativo por parte de los Auditores Externos y el Oficial de Cumplimiento.

      ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio y la administración de la Compañía se encuentra permanentemente asesorado por abogados especialistas en materias corporativas, que basta experiencia en sociedades anónimas abiertas, los cuales están constantemente sugiriendo mejores prácticas en materia de gobiernos corporativos. Además la ANFP a traves de su asesor externo Deloitte tambien realiza charlas o comparte presentaciones relativas a buenas practicas.

      iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente ver respuesta anterior.

      iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      efectivamente, ver respuesta anterior.

      v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente, ver respuesta anterior

      vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Efectivamente, ver respuesta anterior

      vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Selectivamente se publican algunos materiales relevantes en la pagina web de la institución y se comunican internamente (Manual de Manejo de Información de Mercado, Guia del Buen Gobierno Corporativo, Reglamento Interno y Código de Conducta.

    c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:


    • i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no cuenta con una política expresa para los efectos señalados. Sin embargo, se procura en todo momento que la contratación de expertos en las distintas materias se haga con el voto de la unanimidad de los directores.

      ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Un Director puede sugerir una asesoría en particular, no obstante debe ser validada en dos instancias, el Comité de la materia y luego el pleno del Directorio.

      iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si este fuera el caso queda en actas del Directorio, sin que se mantenga un catastro estadístico de estos casos

    d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio se reúne con la empresa auditora, para efectos de revisar el programa o plan anual de auditoría, las eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna, las eventuales deficiencias graves que se hubieren detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes, los resultados del programa anual de auditoría, los posibles conflictos de interés que puedan existir en relación con la empresa de auditoría o su personal –tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones–, como asimismo otros que digan relación con las funciones desempeñada por dicha empresa. Es en este sentido que, en la práctica habitual de la Compañía, se han fijado distintas reuniones con la compañía auditora, con una periodicidad aún superior a la sugerida. Sin perjuicio de aquellos temas excepcionales que ameriten que el Directorio se reúna sin la participación de los gerentes o ejecutivos principales de la Compañía, ésta respeta el derecho del Gerente General de asistir a las Sesiones de Directorio consagrado en el artículo 49 de la Ley 18.046 de Sociedades Anónimas (“LSA”), especialmente atendido que la LSA establece que el Gerente General tiene las mismas responsabilidades legales que el Directorio, por lo que es necesario que éste esté interiorizado en todas las materias relativas a la administración de la Sociedad. Dicho lo anterior, cabe hacer presente que la Gerencia tiene la cortesía de darle la libertad al Directorio, para que se reúnan privadamente para tratar temas de compensaciones anuales y otras materias directamente relacionadas con los ejecutivos y que requieran por ello privacidad. Asimismo, el Directorio tiene la libertad y discreción para reunirse con los auditores, sin la administración si estima necesario y conveniente para el interés social hacerlo.

      ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral i. anterior.

      iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral i. anterior.

      iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral i. anterior.

      v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral i. anterior.

    e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Al momento de responder esta circular la Institución tiene apobado por el Directorio un programa para implementar la Gestion de Riesgo y el Modelo de Prevención del DElito el que se implementara en año 2020. DE igual forma, la Institución realiza una análisis de riesgos durante el proceso de Planificación Anual, los que se discuten en Comité de Gestión.

      ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior

      iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior

    f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no cuenta con unidad de auditoría independiente que le reporte directamente. Tal necesidad se suple a través de auditorias por parte de terceros y la ampliación de la atribuciones de la Gerencia de Administración y Finanzas que asume el rol de Contraloría Interna adicional a sus funciones a partir del año 2019

      ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Las eventuales deficiencias graves o situaciones irregulares que se hubieran detectado se revisan formalmente en el Directorio y Comité de gestión, también se involucra a los asesores legales.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Las recomendaciones y mejoras identificadas en procesos de auditoria se implementan de acuerdo a cronogramas acordados con los auditores. Los reportes son entregados al Directorio con objeto de tranparentar todos los hallazgos. Tambien hay un plan de acción para migrar la gestion de procesos criticos a plataformas tecnologicas que permitan automatizar controles.

      iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Al momento de responder esta circular la Institución tiene aprobado por el Directorio un programa para implementar la Gestión de Riesgo y el Modelo de Prevención del Delito el que se implementara en año 2020.

    g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con una unidad formal de responsabilidad social y desarrollo sostenible, no obstante el Gerente General, el Comité de Gestión, y el asesor de comunicación estratégica, son los responsables de generar los mecanismos para difundir estas políticas y su internalización en la organización.

      ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No existen barreras detectadas, de hecho el Directorio ha impulsado una política de apoyo al Fútbol Femenino y avanzar a igualar las condiciones laborales de esta categoría con respecto a las condiciones del fútbol masculino.

      iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No hay retroalimentación formal al respecto

    h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:


    • i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Los Directores visitan permanentemente las dependencias del Estadio Monumental, a fin de conocer el estado de las instalaciones generales de la Compañía. Asimismo, algunas de las sesiones del Directorio se realizan en la Casa Alba, a las cuales antecede la visita a las dependencias del fútbol formativo y profesional. Asimismo, se invita periódicamente a la sesiones del Directorio al Director Deportivo, el Jefe de Fútbol Formativo y al Cuerpo Técnico, quienes informan sobre el desempeño de los trabajos que se realizan en cada área y las preocupaciones de los trabajadores de cada una de ellas. Con ocasión de la preparación del Presupuesto anual la Gerencia de Operaciones es responsable de elaborar una propuesta de inversiones de capital y plan de mantenciones anual el que una vez aprobado es monitoreado por Comité de Gerencia

      ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta anterior

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta anterior

    i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.


    • Explicación:
      En los casos de las letras d) y f) anteriores, hay reuniones que se realizan sin la presencia del gerente general de la Compañía.

    j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de no contar con un procedimiento expreso al efecto, el Directorio de la Compañía está formado por un grupo de profesionales con experiencia, quienes evalúan permanentemente el funcionamiento del Directorio y de las distintas áreas con objeto de introducir las mejoras que sean necesarias. Es asi como en 2019 se implementó un cambio en la estructura organizacional como resultado de un estudio externo realizado por PWC.

      ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior

      iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior

      iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Las citaciones a los directorios respectivos se realizan dando estricto cumplimiento a las normas contenidas en la LSA y en el Reglamento, junto con las cuales se envía la tabla correspondiente y los antecedentes que sea necesario revisar por parte de los directores. Por otra parte, los directores de la Sociedad emplean en el ejercicio de sus funciones todo el tiempo que diligentemente es necesario, según las circunstancias de cada momento y las funciones y responsabilidades que corresponden a cada director, por lo que no es posible fijar un tiempo mínimo predeterminado al efecto. Los directores están permanentemente al tanto del desempeño de la sociedad y revisan constantemente la actuación de su administración.

      v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior

      vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior

      vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior

    k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:


    • i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía guarda sus libros en orden, con todas las actas de las Sesiones de Directorio anteriores. Además, dispone de archivadores reservados digitales administrado por el Gerente General que contienen las presentaciones efectuadas en las Sesiones de Directorio y la administración pone al día a cualquier nuevo integrante del Directorio respecto de las operaciones en curso, atiende sus consultas y requerimientos de información. Asimismo, si bien el acceso a la información referida no es permanente ni por vía remota, en caso de requerirse algún tipo de información por parte de alguno de los directores, esta le es enviada por parte del Gerente General a la brevedad posible.

      ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral anterior.

      iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Todos los documentos y agenda de la reunión del Directorio con detalle de materias a tratar, se circula con 5 días (mínimo) de antelación.

      iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Esto se encuentra en etapa de Desarrollo, una vez aprobado por el directorio se implementará.

      v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Todas las actas se revisan previo inicio de la Sesión y si hay comentarios o cambios es el secretario de actas quien toma nota, modifica, circula para aprobación y formaliza los cambios.

      vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral i. anterior.

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

  • a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:


    • i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía da estricto cumplimiento a sus obligaciones de información contenidas en la NCG Nº 30, en la LSA, en el Reglamento y en la Ley Nº 18.045, de Mercado de Valores. Asimismo, toda la información relevante puede encontrarse en la página web de la Compañía. Además, el Presidente y el Vicepresidente del Directorio, junto con el Gerente General, tienen entre sus principales funciones la de dar oportuna respuesta a las inquietudes razonables que le manifiesten los accionistas e inversionistas de la misma. Asimismo, y de conformidad con lo señalado en la respuesta al punto siguiente, la Sociedad cuenta con un “Manual de Información de Interés para el Mercado” y se ha determinado expresamente que los portavoces de la Sociedad frente a terceros y a los medios de comunicación son el Presidente y el Vicepresidente del Directorio, junto con el Gerente General. De todas formas, la Sociedad cuenta con funcionarios disponibles para efectos de contactar y responder las inquietudes que regularmente los accionistas e inversionistas de la Sociedad puedan tener. Por último, el Directorio ha dispuesto que la página web sea lo más amistosa y comprensiva posible, de manera que proporcione toda la información necesaria a los accionistas e inversionistas

      ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No está definido por los Estatutos ni el Directorio formalmente.

      iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía da cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 73 del Reglamento de la Ley de Sociedades Anónimas (el “Reglamento”). De todas formas, se deja constancia que la Sociedad no se encuentra dentro de los supuestos establecidos en el artículo 50 bis LSA por lo que no le es requerido nombrar directores independientes ni menos un Comité de Directores. Asimismo, la Compañía no tiene medios legales para conocer quiénes serán los candidatos, ya que la LSA establece que pueden postularse al cargo en la misma Junta de Accionistas que elija al Directorio. Sin embargo, si de conformidad al artículo 72 del Reglamento la Compañía recibiere el nombre y eventualmente antecedentes de los posibles candidatos, éstos se pondrán a disposición de los accionistas en el sitio web.

      iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de que no se informan las relaciones comerciales entre la Compañía y los candidatos a directores, en cumplimiento de las normas legales y reglamentarias sobre la materia, anualmente se informa en la junta ordinaria de accionistas y en la Memoria anual, todas las operaciones que se han realizado entre la Compañía y partes relacionadas. Así, de ser el caso que un director desee mantener relaciones como las descritas con la compañía, éstas deberán ser aprobadas por el Directorio bajo los procedimientos de aprobación de operaciones con partes relacionadas, informándose las mismas en la próxima junta ordinaria de accionistas de la sociedad.

    b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:


    • i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No se ha estimado necesario, atendiendo especialmente a la facilidad para el otorgamiento de poderes de conformidad a la ley chilena, que les permite a los accionistas actuar representados por un mandatario. Por otra parte, teniendo presente el derecho de los accionistas de exigir calificación de poderes y la dificultad que significaría compatibilizar una calificación de poderes con el voto a distancia, se considera conveniente no adoptar, por ahora, un mecanismo de este tipo. La Sociedad sí cuenta con mecanismos que aseguran el cumplimiento de las normas sobre votación contenidas en el artículo 62 de la LSA.

      ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio considera que las Juntas de Accionistas tienen un inicio y un término formal y que la Compañía sólo debe dar información oficial una vez que el Presidente del Directorio dé por terminada la Sesión. Se hace presente que la Compañía no tiene control sobre la información que durante el curso de la sesión puedan dar los accionistas y terceros presentes mediante el uso de aparatos electrónicos, pero esa información no reviste carácter oficial mientras no sea aprobada con el voto conforme de los accionistas y como tal no compromete a la Compañía. Concluida la Junta de Accionistas, la Sociedad da cumplimiento a la ley efectuando las comunicaciones que correspondan tanto a la SVS como en su sitio web.

      iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta a numeral ii. anterior.

      iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta a numeral ii. anterior.

    c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:


    • i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de que no se han adoptado procedimientos formales al respecto, el Comité de Gestión se encuentra constantemente evaluando políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible aplicables, las cuales, en caso de desembocar en acuerdos relevantes, son informadas al público en general a través de la página web.

      ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No se han adoptado procedimientos formales al respecto.

      iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No se han adoptado procedimientos formales al respecto.

      iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      se cumple con lo que define la normativa vigente.

      v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se cumple con lo que define la normativa vigente.

    d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

    • No

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      No se han seguido los estándares mencionados para definir las políticas referidas.

    e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:


    • i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No existe este tipo de instancia implementado en la Institución .

      ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con personas que dominan el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.

      iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver explicación señalada en el numeral i. anterior

    f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de que no se han adoptado procedimientos formales al respecto, la Compañía da cumplimiento de manera cabal a todas sus obligaciones de información establecidas en la NCG Nº 30, en la LSA y en el Reglamento, de manera que toda la información necesaria se encuentra disponible al público en general tanto en la página web de la sociedad como en el de la CMF, en las oportunidades correspondientes.

      ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta en numeral i. anterior.

      iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta en numeral i. anterior.

      iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta en numeral i. anterior.

    g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.


    • Explicación (2500 caracteres máximo):
      La página web www.colocolo.cl cuenta con toda la información correspondiente, la cual se actualiza de manera diaria.

3. De la gestión y control de riesgos

  • a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:


    • i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos que se encuentra actualmente en operación.Con todo, sin perjuicio de contar con una política formal especialmente definida al efecto, la Compañía cuenta con procedimientos y procesos levantados para identificar los riesgos. Esto sumado a que existe una estructura corporativa y segregación de funciones que permite llevar un adecuado control de los principales riesgos que afectan a la Sociedad. Lo anterior, se complementa con el informe de control interno entregado por la compañía auditora externa.

      ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Unidad es el Comité de Gestión.

      iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Institución cuenta con auditores externos, el rol de Contraloría en la Gerencia de Finanzas y el Comité de Gestión para cumplir estos efectos.

      iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El enfoque de auditoria se limita a la Institución.

      v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      corresponde

      vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
      Respuesta: No

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      No aplicamos COSO.

      vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con un Código de Conducta –cuyo cumplimiento es obligatorio para todo su personal– sin perjuicio de las disposiciones del Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la Sociedad, el cual debe ser cumplido por todo su personal.

      viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía realiza entrenamientos anuales.

      ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      por la gerencia respectiva

    b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con procedimientos para efectuar denuncias bajo confidencialidad y un oficial de cumplimiento designado que monitorea este tipo de denuncias.

      ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta a numeral i. anterior.

      iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Ver respuesta a numeral i. anterior.

      iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Este mecanismo de denuncias es conocido por los empleados y stakeholders.

    c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con procedimientos formales en este respecto

      ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con procedimientos formales en este respecto.

      iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con procedimientos formales en este respecto.

      iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de contar con una política formal al efecto, el Directorio de la Sociedad ha requerido a la Gerencia General de la Compañía que disponga de los medios necesarios para que las ausencias del Gerente General y el resto de los ejecutivos no entorpezca el normal funcionamiento de Compañía y que, asimismo, pueda contratar los servicios de una asesoría de Head Hunter u otra empresa que preste servicios similares, u optar por la contratación directa del reemplazante del Gerente General, debiendo considerar en especial la idoneidad técnica, el nivel educacional, la experiencia y los valores de la persona que suplirá la ausencia.

      v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con procedimientos formales en este respecto.

    d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si existe una revisión anual de la estructura salarial de la organización.

      ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si, se cuenta con estudios realizados por expertos externos (PWC)

      iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No. Se considera información confidencial a la que accede cada gerente en relación solo a su propia área.

      iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Estructura de Remuneraciones la aprueba el Directorio.

4. De la evaluación por parte de un tercero

  • a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:


    • i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se presentan al Directorio con referencias a salarios de mercado si fuera necesario.

      ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      profesional

      iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      idem respuesta anterior

      iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      idem respuesta anterior
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