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EMPRESAS LIPIGAS S.A.

Prácticas de Gobierno Corporativo

Razón Social:
EMPRESAS LIPIGAS S.A.
RUT:
96928510-K
/

Período Consultado: 202012

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1. Del funcionamiento y composición del directorio

  • a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:


    • i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Lipigas S.A. cuenta con un proceso de inducción regular, que incluye instrucción en terreno, para todos sus nuevos colaboradores, el cual también se encuentra a disposición de quienes asuman funciones como director. Dentro de los 15 días siguientes a la asunción del cargo de un nuevo director, se le hace entrega por parte del Gerente General de la Compañía, de una Carpeta de Inducción, la cual contiene, entre otras las siguientes materias: negocios, materia y riesgos; grupos de interés relevantes y los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquellos; Misión, Visión, objetivos estratégicos, principios y valores que deberían guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el Directorio; El marco jurídico vigente; Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del Directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes; Los principales acuerdos adoptados en los 2 últimos años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos; Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas; Asimismo, además de la mencionada Carpeta de Inducción, el procedimiento de inducción considera la posibilidad de reuniones de cada nuevo director con ejecutivos relevantes de la Compañía.

      ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. a) i., anterior.

      iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. a) i., anterior.

      iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. a) i., anterior.

      v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. a) i., anterior.

      vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. a) i., anterior.

      vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. a) i., anterior.

      viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. a) i., anterior.

    b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:


    • i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio que en años anteriores el Directorio ha considerado ha considerado la capacitación permanente a través de la construcción consensuada de su Agenda Anual, la que distingue sus múltiples focos, según: importancia, urgencia, competencia y compromiso, a través del cual el Directorio revisa y analiza cada una de las materias enumeradas en el numeral 1. b) del i al vii de la NCG Nº385. A partir del proceso de construcción de la Agenda Anual, el Directorio ha definido para sí un programa formal de capacitación y aprendizaje que, al menos, incorpora los siguientes temas: - Mejores prácticas de gobierno corporativo que se han ido adoptando en otras entidades, locales e internacionales. -Avances a nivel local e internacional, durante el último año, en materias de inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad. -Herramientas de riesgos, incluidos sostenibilidad, que se hayan implementado durante el último año a nivel local e internacional. Debido a la situación excepcional producida por la pandemia del covid 19, en 2020 no se confeccionó una Agenda Anual que considerase estos temas, sin perjuicio que varios de ellos se trataron en sus reuniones.

      ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Debido a la situación excepcional producida por la pandemia del covid 19, no se realizaron revisiones durante el 2020.

      iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. b) i., anterior.

      iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. b) i., anterior.

      v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de lo expresado de manera general el numeral 1. b) i., anterior, debido a la situación excepcional producida por la pandemia del covid 19, no se realizaron revisiones respecto de esta materia durante el 2020.

      vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio de lo expresado de manera general el numeral 1. b) i., anterior, debido a la situación excepcional producida por la pandemia del covid 19, no se realizaron revisiones durante el 2020

      vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. b) i., anterior.

    c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:


    • i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      De conformidad a la normativa vigente el Directorio administra la Sociedad y tiene todas las facultades necesarias y recursos requeridos para contratar asesorías que estime necesarias para el correcto funcionamiento del Directorio y de la Sociedad. A su vez, el Comité de Directores, tiene un presupuesto que es aprobado anualmente por la Junta Ordinaria de Accionistas y que le da la necesaria autonomía para contratar asesorías que se juzguen necesarias.

      ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se aplica misma explicación del numeral 1. c) i.

      iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se aplica misma explicación del numeral 1. c) I.

    d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado formalmente que la empresa de auditoría externa se reúna a lo menos una vez al año con el Directorio para abordar, al menos, los temas enumerados del i al v del numeral 1. d) i a v de la NCG Nº385. Durante el mismo mes en que el Comité de Directores se reúna con la empresa de auditoria externa, ella se reunirá con el Directorio en pleno cubriendo cada una de las materias tratadas con el Comité, además de tratar todos los otros temas que sean relevantes desde la perspectiva de la auditoria de los estados financieros y control de la Compañía.

      ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. d) i., anterior. Se realiza anualmente.

      iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. d) i., anterior. Se realiza anualmente.

      iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. d) i., anterior. Se realiza anualmente.

      v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. d) i., anterior. Se realiza anualmente.

    e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio de Lipigas S.A. ha acordado formalmente que las áreas de Auditoria Interna (mensualmente), de Compliance (tres veces al año), Seguridad operacional (trimestralmente) y el área de TI por temas de ciberseguridad, (dos veces al año) traten en el Comité de Directores los temas enumerados del i al iv del punto 1. e) i de la NCG Nº385, y luego informe al Directorio en pleno de cada una de las materias tratadas, así como de las medidas que proponga adoptar por parte del Directorio. Asimismo, el Directorio se reúne anualmente con el Área de Auditoria Interna de la que depende la Gestión de Riesgos de la Compañía, para tratar todos los temas que sean relevantes desde la perspectiva de los riesgos más relevantes para la compañía.

      ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. e) i., anterior. Se realiza anualmente y con el Comité de Directores se hace trimestralmente.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. e) i., anterior. Se realiza anualmente y con el Comité de Directores se hace trimestralmente.

      iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. e) i., anterior. Se realiza anualmente y con el Comité de Directores se hace trimestralmente.

    f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado que el área de Auditoría Interna se reúna 2 veces al año con el Directorio para abordar los temas enumerados en el numeral 1. f) del i al iv de la NCG Nº385, además de tratar todos los otros temas que sean relevantes de analizar desde la perspectiva de los programas de auditoría, detecciones, mejoras y efectividad de los mismos para la compañía. Sin perjuicio de lo anterior, el Directorio también ha acordado que el Comité de Directores se reúna; i) mensualmente con el Área de Auditoría para analizar los temas antes señalados, así como los referidos a riesgos; ii) Trimestralmente con el Gerente de Seguridad y Medio Ambiente, iii) tres veces al año con el oficial de cumplimiento y iv) dos veces con el subgerente de tecnología por temas de fraudes cibernéticos. Adicionalmente, el fiscal, quien está encargado de los temas regulatorios y de compliance, participa permanentemente en las reuniones del Directorio de la sociedad y del Comité de Directores.

      ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. f) i., anterior. Se realiza anualmente y con el Comité de Directores se hace mensualmente.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. f) i., anterior. Se realiza anualmente y con el Comité de Directores se hace mensualmente.

      iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. f) i., anterior. Se realiza anualmente y con el Comité de Directores se hace mensualmente.

    g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado formalmente que la Gerencia de Personas, de la que depende el seguimiento de las acciones para la gestión de la sostenibilidad de la Compañía, se reúna semestralmente con el Directorio para abordar, al menos, los temas enumerados en el numeral 1. g) del i al iii de la NCG Nº385, además de tratar todos los otros temas que sean relevantes de analizar desde la perspectiva del desarrollo sostenible de la compañía

      ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. g) i., anterior.

      iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. g) i., anterior.

    h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:


    • i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio realiza dos sesiones ordinarias en diferentes plantas productivas de Chile, debiendo abordar entre otros temas aquellos enumerados en el numeral 1. h) del i al iii de la NCG Nº385, con ocasión de las sesiones efectuadas en terreno. Asimismo, se ha acordado que los directores que lo estimen conveniente, puedan acompañar al Gerente General, al menos una vez, en un año calendario, a visitar las filiales ubicadas fuera de Chile.

      ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se aplica misma explicación del numeral 1. h) I.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se aplica misma explicación del numeral 1. h) I.

    i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

    • No
      Explicación:
      Las sesiones de Directorio anuales a las que concurren cada una de las unidades mencionadas en las letras d), e), y g) anteriores, se efectuaron con la presencia del Gerente General, en la parte pertinente a cada una de ellas.

    j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si bien el Directorio está permanentemente preocupado de su autoevaluación, organización y funcionamiento mediante la contratación anual de asesores para ello, y de introducir las mejoras que sean pertinentes, no ha establecido un procedimiento formal para tales efectos.

      ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. j) i., anterior.

      iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. j) i., anterior.

      iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. j) i., anterior.

      v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. j) i., anterior.

      vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. j) i., anterior.

      vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. j) i., anterior.

    k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:


    • i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La empresa ha implementado un sistema que permite a los integrantes del Directorio acceder de forma segura, remota y permanente a la información relativa a las actas y documentos de las sesiones, a las minutas y citaciones, al texto definitivo del acta de cada sesión.

      ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. k) i., anterior.

      iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. k) i., anterior.

      iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. k) i., anterior.

      v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. k) i., anterior.

      vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 1. k) i., anterior.

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

  • a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:


    • i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no tiene medios legales para conocer quiénes serán los candidatos, ya que la LSA establece que pueden postularse al cargo en la misma Junta de Accionistas que elija al Directorio. Sin embargo, si de conformidad al artículo 72 del Reglamento de Sociedades Anónimas (“Reglamento”) la Compañía recibiere el nombre y eventualmente antecedentes de los posibles candidatos, éstos se pondrán a disposición de los accionistas en el sitio web. Esta información, como establece la NCG Nº385, estará a disposición del público en la página web en un vínculo destacado denominado “Prácticas de Gobierno Corporativo”.

      ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. a) i., anterior.

      iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. a) i., anterior.

      iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. a) i., anterior.

    b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:


    • i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La facilidad para el otorgamiento de poderes de conformidad a la ley chilena que les permitirá a los accionistas actuar representados por un mandatario, los derechos de los accionistas de exigir calificación de poderes y la dificultad que significaría compatibilizar una calificación de poderes con el voto a distancia, aconsejan no adoptar por el momento un mecanismo de este tipo. Ello, porque si la calificación de poderes se realiza el mismo día de la Junta de Accionistas, no podría la Administración compatibilizarlo con una votación remota de un accionista o su representante. La Sociedad sí cuenta con mecanismos que aseguran el cumplimiento de las normas sobre votación contenidas en el artículo 62 de la Ley de Sociedades Anónimas. El Directorio considera que respecto de las Juntas de Accionistas la Compañía sólo debe dar información oficial una vez que el Presidente del Directorio dé por terminada la Sesión. La Compañía no tiene control sobre la información que durante el curso de la sesión puedan dar los accionistas y terceros presentes. Asimismo, dicha información no reviste carácter oficial mientras no sea aprobada con el voto conforme de los accionistas y como tal no compromete a la Compañía. Concluida la Junta de Accionistas, la Sociedad da cumplimiento a la ley efectuando las comunicaciones que correspondan tanto a la SVS como en su sitio web.

      ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. b) i, anterior.

      iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. b) i, anterior.

      iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. b) i, anterior.

    c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:


    • i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se ha acordado que en el transcurso de cada año se presente al Directorio de la Compañía por parte de la Gerencia de Personas, una Política de Sustentabilidad de Empresas Lipigas S.A., a través del Reporte de Sustentabilidad que se publica en la página web de la empresa, la cual, entre otros aspectos, debe determinar un procedimiento que permitirá proveer información anual al público respecto a cada uno de los puntos enumerados en el numeral 2. C) del i al v de la NCG Nº385, como asimismo, la forma en que esa Gerencia abordará regular y progresivamente los temas antes enumerados. La política se confeccionó el 2016 y se ha emitido anualmente el correspondiente Reporte de Sustentabilidad.

      ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. c) i., anterior.

      iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. c) i., anterior.

      iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Para el 2018 se definieron y midieron indicadores, gran parte de los cuales se informarán en el reporte de sustentabilidad.

      v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. c) i., anterior.

    d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".


    • Global Reporting Initiative
      Global Reporting Initiative

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      La Política de Sostenibilidad de Lipigas S.A., mencionada en el punto anterior, se ajusta a los estándares antes señalados.

    e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:


    • i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad dedicada a aclarar dudas que los accionistas, inversionistas y medios de prensa, pudieren tener respecto de la Sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos, todo ello de conformidad con la normativa vigente. Asimismo, esta unidad tiene un alto estándar, por lo que sus integrantes dominan el idioma inglés, y en conjunto con el Gerente General de la Compañía y su Gerente Corporativo de Administración y Finanzas, es la única unidad autorizada por el Directorio para responder las consultas de las personas antes mencionadas. Trimestralmente se realizan conferencias telefónicas de explicación de resultados a las que puede acceder cualquier accionista o inversionista. En el 2018 se organizó una visita de los principales analistas del mercado a las instalaciones productivas donde pudieron conversar con los principales gerentes y se participó en conferencias con inversionistas organizadas por bancos de inversión.

      ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. e) i., anterior.

      iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. e) i., anterior.

    f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio en todas sus sesiones ordinarias evalúa si uno o más de los temas tratados debe ser informado como hecho esencial y además tiene una instrucción permanente dada a la Administración para que mantenga la página web con toda la información pública actualizada. Lo anterior se complementa con la existencia de los voceros oficiales autorizados, de conformidad al Manual de Manejo de Información de Interés para el Mercado vigente aprobado en febrero de 2015. Asimismo, el Directorio evalúa trimestralmente la suficiencia y pertinencia de la información incluida en los estados financieros de la Sociedad, y que, posteriormente es puesta a disposición del público por medio de la CMF, las Bolsas de Valores que operan en el país y la página web de la Compañía.

      ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. f) i., anterior.

      iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. f) i., anterior.

      iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 2. f) i., anterior.

    g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.


    • Explicación (2500 caracteres máximo):
      La compañía cuenta con una página web con dichas características, lo cual permite entregar información en forma oportuna, confiable y completa.

3. De la gestión y control de riesgos

  • a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:


    • i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Si bien Lipigas S.A. no cuenta con una política de gestión y control de riesgos formalmente escrita, el Directorio igualmente ha establecido como prioritario minimizar los riesgos en todo lo referido a personas, seguridad , ciberseguridad y cumplimiento normativo. Para estos efectos, la compañía no sólo cuenta con un adecuado mapa de riesgos, sino además, con un proceso formal de gestión y control de riesgos, revisado en forma anual y que contempla la Gestión de Riesgos como parte de las funciones del Área de Auditoria Interna. Esta área reporta al Comité de Directores, el que a su vez informa mensualmente al Directorio de los hechos y acciones relevantes. Este proceso considera la cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos directos e indirectos; y tiene como guía directrices y recomendaciones nacionales e internacionales. El área de Auditoría Interna es también responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el Directorio. Asimismo, la Compañía cuenta con un Código de Conducta aprobado por el Directorio que define principios y lineamientos. Cada subsidiaria tiene su particular Código de Conducta que se basa en este, con las aplicaciones y especificidades que cada realidad determina. Finalmente, se contempla la capacitación de todo el personal atingente a la gestión y control de riesgos.

      ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. a) i., anterior, donde la gestión de riesgos forma parte de la Auditoría Interna, quien reporta directamente al Comité de Directorio y no al Directorio.

      iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. a) i. y ii, anteriores.

      iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. c) i., anterior.

      v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El mapa de riesgo actual de la compañía incluye riesgos por paralización de carreteras, contaminación ambiental, devaluación del tipo de cambio y otros.

      vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
      Respuesta:
      The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés)
      The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés)

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      The Committee of Sponsoring Organizations (COSO, por sus siglas en inglés) .

      vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. a) i., anterior.

      viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. a) i., anterior.

      ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. a) i., anterior.

    b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La compañía cuenta con un canal de denuncias que cumple con todas las características mencionadas en el numeral 3. b) números i al iv de la NCG Nº385. disponible para su personal, accionistas, proveedores y clientes. El mismo considera las filiales de Perú y Colombia.

      ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. b) i., anterior.

      iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. b) i., anterior.

      iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. b) i., anterior, considerando el alcance al ámbito nacional que actualmente tiene el sistema.

    c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Gerencia de Personas mantiene una evaluación permanente de las personas que desempeñan los distintos cargos claves en la Compañía y se asegura que el subordinado inmediato u otra persona que dicha Gerencia detecte, cuente con la capacidad de reemplazar ante la ausencia transitoria o permanente de cualquier ejecutivo. Asimismo, la Gerencia de Personas dispone de las especificaciones detalladas del perfil del Gerente General y de los ejecutivos claves de la Compañía de manera que, en ausencia de alguno de ellos, su reemplazo se efectúe interna o externamente a través de contratar la asesoría profesional de una empresa especializada en búsquedas de ejecutivos estratégicos

      ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. c) i., anterior.

      iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. c) i., anterior.

      iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. c) i., anterior.

      v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. c) i., anterior.

    d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con un sistema ERP de última tecnología para el manejo contable y financiero de la misma; cuenta con un Área de Auditoría Interna robusta que reporta directamente al Comité de Directores; cuenta con una empresa de auditoría externa de primer nivel y además su controlador es un operador de experiencia dilatada en la industria. Finalmente existe un Comité de Directores operativo y con el presupuesto para fiscalizar las transacciones relacionadas, de manera que el Directorio cuenta con los medios humanos y tecnológicos necesarios para fiscalizar el adecuado comportamiento de sus colaboradores. Además, la compañía cuenta, a través de la Gerencia de Personas, con la asesoría especializada de un tercero ajeno a la sociedad que aporta información del mercado laboral pertinente, sobre una base anual.

      ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 3. d) i., anterior.

      iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Lipigas no estima prudente difundir las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización de su gerente general y demás ejecutivos principales, por considerar que puede exponer información sensible de la compañía.

      iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Atendiendo la legislación vigente Lipigas estima que ésta es una materia propia del Directorio.

4. De la evaluación por parte de un tercero

  • a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:


    • i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La revisiónde parte de los contenidos de la presente norma, en especial del funcionamiento y evaluación del directorio, fueron asesorados por el profesional Eduardo Antunovic, que cuenta con más de cinco años de experiencia en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo de directorios.

      ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Remitirse a lo señalado en el numeral 4. a) i., anterior.

      iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La entidad que realiza la revisión no es fiscalizada.

      iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      No tenemos conocimiento de lo anterior.