EMPRESAS LA POLAR S.A.

Prácticas de Gobierno Corporativo

Razón Social:
EMPRESAS LA POLAR S.A.
RUT:
96874030-K
/

Período Consultado: 202212

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1. Del funcionamiento y composición del directorio

  • a) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo para la inducción de cada nuevo integrante, que tiene por objeto facilitar a éste el proceso de conocimiento y comprensión de:


    • i. Los negocios, materias y riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que son considerados más relevantes, así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio cuenta con un procedimiento de inducción a los nuevos integrantes para facilitar el proceso de conocimiento de las mencionadas materias.

      ii. Los grupos de interés relevantes que ha identificado la entidad así como de las razones por las que en opinión del directorio aquéllos tienen esta condición y de los principales mecanismos que se emplean para conocer las expectativas y mantener una relación estable y duradera con aquéllos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio cuenta con un procedimiento de inducción a los nuevos integrantes para facilitar el proceso de conocimiento de las mencionadas materias.

      iii. La misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores que debieran guiar el actuar de la sociedad, sus directores y personal, y las políticas de inclusión, diversidad, sostenibilidad y gestión de riesgos, aprobadas por el directorio.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio cuenta con un procedimiento de inducción que contempla estas materias

      iv. El marco jurídico vigente más relevante aplicable a la entidad, al directorio y sus ejecutivos principales.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio cuenta con un procedimiento de inducción a los nuevos integrantes para facilitar el proceso de conocimiento de las mencionadas materias.

      v. Los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información que conforme a la legislación vigente recaen en cada integrante del directorio, mediante ejemplos de fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local con esos deberes.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio cuenta con un procedimiento de inducción a los nuevos integrantes para facilitar el proceso de conocimiento de las mencionadas materias.

      vi. Los principales acuerdos adoptados en los últimos 2 años anteriores al inicio de su mandato y de las razones que se tuvieron en consideración para adoptar tales acuerdos o para descartar otras opciones evaluadas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio cuenta con un procedimiento de inducción a los nuevos integrantes para facilitar el proceso de conocimiento de las mencionadas materias.

      vii. Las partidas más relevantes de los estados financieros trimestrales y anuales del último año junto con sus respectivas notas explicativas, además de los criterios contables aplicados en la confección de dichos estados financieros.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio cuenta con un procedimiento de inducción a los nuevos integrantes para facilitar el proceso de conocimiento de las mencionadas materias.

      viii. Lo que en opinión del directorio es un conflicto de interés y cómo en opinión de éste, o conforme al Código o Manual establecido al efecto, y sin perjuicio de aquellos conflictos de interés expresamente abordados por ley, debieran tratarse las situaciones en las que se pudiere presentar uno de ellos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio cuenta con un procedimiento de inducción a los nuevos integrantes para facilitar el proceso de conocimiento de las mencionadas materias.

    b) El directorio cuenta con un procedimiento o mecanismo de capacitación permanente del directorio para la actualización de conocimientos, que:


    • i. Define al menos anualmente las materias respecto de las cuales se harán capacitaciones a sus integrantes y el calendario de capacitaciones para el año correspondiente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con un procedimiento o mecanismo formal de capacitación permanente para el Directorio, el que será evaluado el año 2023

      ii. Como parte de esas materias contempla las mejores prácticas de gobierno corporativo que han ido adoptando otras entidades tanto a nivel local como internacional.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con un procedimiento o mecanismo formal de capacitación permanente para el Directorio, el que será evaluado el año 2023

      iii. Como parte de esas materias contempla los principales avances que se han dado en el último año a nivel local e internacional en lo referido a inclusión, diversidad y reportes de sostenibilidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con un procedimiento o mecanismo formal de capacitación permanente para el Directorio, el que será evaluado el año 2023

      iv. Como parte de esas materias contempla las principales herramientas de gestión de riesgos, incluidos los de sostenibilidad, que se han ido implementando en el último año a nivel local e internacional.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con un procedimiento o mecanismo formal de capacitación permanente para el Directorio, el que será evaluado el año 2023

      v. Como parte de esas materias contempla los fallos, sanciones o pronunciamientos más relevantes que han ocurrido en el último año a nivel local e internacional relacionados con los deberes de cuidado, reserva, lealtad, diligencia e información.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con un procedimiento o mecanismo formal de capacitación permanente para el Directorio, el que será evaluado el año 2023

      vi. Como parte de esas materias contempla una revisión de ejemplos de situaciones que configuran un conflicto de interés en el directorio y de formas en que esos conflictos de interés pueden evitarse o ser resueltos en el mejor interés social.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con un procedimiento o mecanismo formal de capacitación permanente para el Directorio, el que será evaluado el año 2023

      vii. Difunde anualmente las materias sobre las que en el último año se han realizado actividades de capacitación al directorio.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con un procedimiento o mecanismo formal de capacitación permanente para el Directorio, el que será evaluado el año 2023

    c) El directorio cuenta con una política para la contratación de expertos(as) que lo asesoren en materias contables, tributarias, financieras, legales o de otro tipo:


    • i. Que contemple la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de un(a) asesor(a) en particular.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El procedimiento asociado a este ítem, así como su forma de control se encuentran regulados en el Código de Gobierno Corporativo de la Empresa (en adelante también “CGC”), publicado en la página web de la Compañía. Sin embargo, dentro de dicho instrumento no se contempla la posibilidad de veto por parte de uno o más directores para la contratación de algún asesor en particular por las razones antes explicadas. https://empresaslapolar.cl/assets/uploads/2022/12/cdigo-de-gobierno-corporativo-empresas-la-polar-2013.pdf

      ii. Que a requerimiento de al menos uno de sus integrantes sea contratada la asesoría para la materia requerida por aquél.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio acordó no aplicar por ahora lo establecido en esta sección ii letra c) de la NCG Nº 385; sometiéndose a las normas expresas de la ley sobre Sociedades Anónimas (en adelante también “LSA”) actualmente vigente, que disponen que el directorio actúa como órgano colegiado y en sala debidamente constituida; debiendo exclusivamente adoptarse los acuerdos y tomar las resoluciones por las mayorías establecidas en la legislación vigente. Sin perjuicio de lo anterior, el directorio cuenta con una política para la contratación de asesores externos en materias contables, financieras, legales y otras propias del giro de la Empresa, que incluye un presupuesto especial, el cual cuenta con una partida contable que permite su identificación y control. Asimismo, como medida de transparencia, la Compañía informa anualmente a la Junta Ordinaria de Accionistas el presupuesto asignado para estos efectos.

      iii. Que, contemple la difusión, al menos una vez al año, de las asesorías solicitadas y no contratadas, especificando las razones por las que el directorio adoptó esa decisión en particular, lo cual además queda debidamente reflejado en el acta de la sesión correspondiente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En la señalada política para la contratación de asesores externos en materias contables, financieras, legales y otras propias del giro de la Compañía, no se contempla la comunicación pública o la difusión de la información que aquí se señala. En este sentido, el directorio acordó no aplicar por ahora lo establecido en esta sección ii letra c) de la NCG Nº 385, ya que no existe una disposición legal en la LSA, ni en su Reglamento que ordene “difundir una vez al año las asesorías solicitadas y no contratadas” por la Sociedad. Con todo, para estos efectos, la Compañía sí cumple lo establecido en la LSA en el sentido que las actas de directorio deberán reflejar lo ocurrido y acordado en las sesiones respectivas. Esto incluye la obligación que en las actas quede reflejada cualquier solicitud o propuesta de algún director para la contratación de una asesoría, y el acuerdo que por la mayoría se adopte en ese sentido. Esta información está a disposición de los accionistas de la Sociedad en las oportunidades, plazos y formas establecidas en la LSA y en su Reglamento.

    d) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la empresa de auditoría externa a cargo de la auditoría de los estados financieros para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Sin perjuicio que no existe una obligación legal en este sentido, se deja constancia que, para estos efectos, el Directorio adopta el compromiso de seguir reuniéndose en forma ordinaria con los auditores externos al menos una vez al año.

      ii. Eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Durante el año el Comité de Directores de la Compañía, cuyo funcionamiento es exigido por la LSA, se reúne con los auditores externos. Dentro de los temas tratados se considera la revisión de eventuales diferencias detectadas en la auditoría respecto de prácticas contables, sistemas administrativos y auditoría interna. Posteriormente, estos asuntos son informados en la sesión siguiente del directorio, por el presidente del Comité de Directores o quien haga sus veces. Sin perjuicio que no existe una obligación legal en este sentido, se deja constancia que, para estos efectos, se acordó que el directorio continuará reuniéndose en forma ordinaria con los auditores externos al menos una vez al año.

      iii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Durante el año el Comité de Directores de la Compañía, cuyo funcionamiento es exigido por la LSA, se reúne con los auditores externos. Dentro de los temas tratados se considera la revisión de eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes. Posteriormente, estos asuntos son informados en la sesión siguiente del directorio, por el presidente del Comité de Directores o quien haga sus veces. Sin perjuicio que no existe una obligación legal en este sentido, se deja constancia que, para estos efectos, se acordó que el directorio continuará reuniéndose en forma ordinaria con los auditores externos al menos una vez al año.

      iv. Los resultados del programa anual de auditoría.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Durante el año el Comité de Directores de la Compañía, cuyo funcionamiento es exigido por la LSA, se reúne con los auditores externos. Dentro de los temas tratados se considera la revisión de los resultados del programa anual de auditoría. Posteriormente, estos asuntos son informados en la sesión siguiente del directorio, por el presidente del Comité de Directores o quien haga sus veces. Sin perjuicio que no existe una obligación legal en este sentido, se deja constancia que, para estos efectos, el Directorio continuará reuniéndose en forma ordinaria con los auditores externos al menos una vez al año.

      v. Los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Durante el año el Comité de Directores de la Compañía, cuyo funcionamiento es exigido por la LSA, se reúne con los auditores externos. Dentro de los temas tratados en esas reuniones semestrales se considera la revisión de los posibles conflictos de interés que puedan existir en la relación con la empresa de auditoría o su personal, tanto por la prestación de otros servicios a la sociedad o a las empresas de su grupo empresarial, como por otras situaciones. Posteriormente, estos asuntos son informados en la sesión siguiente del directorio, por el presidente del Comité de Directores o quien haga sus veces. Sin perjuicio que no existe una obligación legal en este sentido, se deja constancia que, para estos efectos, se acordó que el directorio continuará reuniéndose en forma ordinaria con los auditores externos al menos una vez al año.

    e) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de gestión de riesgos de la entidad o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El adecuado funcionamiento del proceso de gestión de riesgos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Comité de Riesgo de nuestra filial Inversiones LP S.A. (en adelante “ILP”), que actualmente se reúne mensualmente con el Gerente de Riesgo o con el Sub Gerente de Riesgo Operacional de Retail Financiero, quien es responsable de gestionar el riesgo operacional para el área del negocio financiero. En este Comité, es donde se revisan los principales riesgos a que ha estado afecta la operación relacionada con el negocio financiero de la Compañía; así como también, la gestión realizada en temas de riesgo de liquidez y riesgo de crédito de esta misma área de negocios. De esta forma, en la actualidad, este análisis está centrado principalmente en el negocio financiero de la Compañía; y, por ahora, no abarca con esa misma periodicidad e información, la operación de retail de la Compañía. Lo anterior implica un cumplimiento parcial sección ii de la letra e) de la NCG Nº 385, ya que no satisfacen literal y expresamente la forma de gestión de riesgo indicado en la misma.

      ii. La matriz de riesgo empleada por la unidad así como las principales fuentes de riesgos y metodologías para la detección de nuevos riesgos y la probabilidad e impacto de ocurrencia de aquellos más relevantes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Comité de Riesgo de nuestra filial Inversiones LP S.A. (en adelante “ILP”), que actualmente se reúne en forma mensual con el Gerente de Riesgo o con el Sub Gerente de Riesgo Operacional de Retail Financiero, quien es responsable de gestionar el riesgo operacional para el área del negocio financiero. En este Comité, es donde se revisan los principales riesgos a que ha estado afecta la operación relacionada con el negocio financiero de la Compañía; así como también, la gestión realizada en temas de riesgo de liquidez y riesgo de crédito de esta misma área de negocios. De esta forma, en la actualidad, este análisis está centrado principalmente en el negocio financiero de la Compañía; y, por ahora, no abarca con esa misma periodicidad e información, la operación de retail de la Compañía. Lo anterior implica un cumplimiento parcial sección ii de la letra e) de la NCG Nº 385, ya que no satisfacen literal y expresamente la forma de gestión de riesgo indicado en la misma.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para gestionar de mejor manera los riesgos de la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Comité de Riesgo de nuestra filial Inversiones LP S.A. (en adelante “ILP”), que actualmente se reúne en forma mensual con el Gerente de Riesgo o con el Sub Gerente de Riesgo Operacional de Retail Financiero, quien es responsable de gestionar el riesgo operacional para el área del negocio financiero. En este Comité, es donde se revisan los principales riesgos a que ha estado afecta la operación relacionada con el negocio financiero de la Compañía; así como también, la gestión realizada en temas de riesgo de liquidez y riesgo de crédito de esta misma área de negocios. De esta forma, en la actualidad, este análisis está centrado principalmente en el negocio financiero de la Compañía; y, por ahora, no abarca con esa misma periodicidad e información, la operación de retail de la Compañía. Lo anterior implica un cumplimiento parcial sección ii de la letra e) de la NCG Nº 385, ya que no satisfacen literal y expresamente la forma de gestión de riesgo indicado en la misma.

      iv. Los planes de contingencia diseñados para reaccionar frente a la materialización de eventos críticos, incluida la continuidad del directorio en situaciones de crisis.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Hoy la Compañía cuenta con un Plan de Recuperación de Desastres de Tecnología, DRP-TI, según su sigla en inglés, elaborado en el año 2014. Este Plan DRP-TI pone foco en todos los procesos tecnológicos críticos del grupo de empresas de la Compañía, entendiendo que el soporte tecnológico es el mismo para todas las empresas del grupo. Adicionalmente, existe un Plan de Continuidad de Negocios que tiene especial énfasis en el negocio financiero, abarcando todo tipo de procesos en esa línea, sean éstos tecnológicos o no. Este Plan de Continuidad de Negocios hace referencias al DRP-TI. La Compañía evaluará diseñar y aprobar un plan de contingencia que incluya la continuidad del Directorio en situaciones de crisis.

    f) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de auditoría interna, oficial de cumplimiento o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. El programa o plan de auditoría anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se hace presente que actualmente, es el Comité de Directores de la Compañía que exige la LSA, quien está a cargo de reunirse en forma mensual con las entidades encargadas del control y de la auditoría interna de la Compañía (gerente de auditoría interna y el oficial de cumplimiento). En estas reuniones se revisan los temas de control interno de la Compañía, incluyendo el programa o Plan de Auditoría Anual. Posteriormente, estas reuniones son resumidamente informadas en la sesión siguiente del directorio, por el presidente del Comité de Directores o quien haga sus veces.

      ii. Eventuales deficiencias graves que se hubieran detectado y aquellas situaciones irregulares que por su naturaleza deban ser comunicadas a los organismos fiscalizadores competentes o el Ministerio Público.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se hace presente que actualmente, es el Comité de Directores de la Compañía que exige la LSA, quien está a cargo de reunirse en forma mensual con las entidades encargadas del control y de la auditoría interna de la Compañía (gerente de auditoría interna y el oficial de cumplimiento). En estas reuniones se revisan los temas de control interno de la Compañía, incluyendo el programa o Plan de Auditoría Anual. Posteriormente, estas reuniones son resumidamente informadas en la sesión siguiente del directorio, por el presidente del Comité de Directores o quien haga sus veces.

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Actualmente es el Comité de Directores de la Compañía que exige la LSA, quien está a cargo de reunirse en forma mensual con las entidades encargadas del control y de la auditoría interna de la Compañía. En estas reuniones se revisan las recomendaciones y mejoras que en opinión de la unidad sería pertinente realizar para minimizar la ocurrencia de irregularidades o fraudes Posteriormente, estas reuniones son informadas en forma resumida en la sesión siguiente del directorio de la Compañía, por el presidente del Comité de Directores o quien haga sus veces.

      iv. La efectividad de los modelos de prevención de delitos implementados por la sociedad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Las materias relacionadas con el modelo de prevención de delitos implementado y controlado por el Oficial de Cumplimiento de la Compañía son revisadas tanto en el Comité de Prevención de Delitos como por el Comité de Directores y Directorio de manera trimestral.

    g) El directorio se reúne al menos trimestralmente con la unidad de Responsabilidad Social, Desarrollo Sostenible o responsable de función equivalente, para analizar:


    • i. La efectividad de las políticas aprobadas por el directorio para difundir al interior de la organización, sus accionistas y al público en general los beneficios de la diversidad e inclusión para la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía.

      ii. Las barreras organizacionales, sociales o culturales detectadas que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad que se habría dado de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía.

      iii. La utilidad y aceptación que han tenido los reportes de sostenibilidad difundidos a los grupos de interés relevantes de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía.

    h) El directorio contempla durante cada año la realización de visitas en terreno a las distintas dependencias e instalaciones de la sociedad, para conocer:


    • i. El estado y funcionamiento de esas dependencias e instalaciones.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio contempla vistas a las dependencias e instalaciones

      ii. Las principales funciones y preocupaciones de quienes se desempeñan en las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio contempla vistas a las dependencias e instalaciones

      iii. Las recomendaciones y mejoras que en opinión de los responsables de esas dependencias e instalaciones sería pertinente realizar para mejorar el funcionamiento de las mismas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio contempla vistas a las dependencias e instalaciones

    i) De las reuniones sostenidas para cada punto referido en las letras d) a la f) anteriores, al menos una por cada punto se realiza sin la presencia del gerente general de la sociedad.

    • No
      Explicación:
      El Directorio se reúne sin la presencia del gerente general en forma periódica, según así lo determine dicho órgano colegiado. Las reuniones con: (i) los auditores externos, (ii) los auditores internos y (iii) el encargado de riesgo operacional de la Compañía (con o sin la presencia del gerente general, según así se determine), son habitualmente realizadas a través de comités del directorio, tal como fuera antes señalado.

    j) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio no ha efectuado evaluaciones por parte de consultores especializados externos, tendientes a detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento como órgano colegiado. Durante el 2023 el Directorio evaluará solicitar esta actividad a un tercero independiente.

      ii. Para detectar aquellas áreas en que sus integrantes pueden fortalecerse y continuar perfeccionándose.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no ha efectuado evaluaciones por parte de consultores especializados externos, tendientes a detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento como órgano colegiado.

      iii. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la natural diversidad de capacidades, visiones, características y condiciones que se habría dado en el directorio de no existir esas barreras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio no ha efectuado evaluaciones por parte de consultores especializados externos, tendientes a detectar e implementar eventuales mejoras en su organización y funcionamiento como órgano colegiado. Durante el 2023, el Directorio evaluará solicitar esta actividad a un tercero independiente.

      iv. Que, sin perjuicio de las obligaciones legales, contemple expresamente la determinación del número mínimo de reuniones ordinarias, el tiempo promedio mínimo de dedicación presencial y remota a las mismas, y la antelación con la que se debiera remitir la citación y los antecedentes necesarios para la adecuada realización de aquéllas, reconociendo las características particulares de la entidad así como también la diversidad de experiencias, condiciones y conocimientos existentes en el directorio, según la complejidad de las materias a tratar.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado el número de reuniones ordinarias que deben en su conjunto dedicar, la forma en que pueden asistir, sea la asistencia de forma presencial o no presencial, el tiempo promedio que deben dedicar en cada sesión, y la anticipación de envío de los antecedentes para su adecuado funcionamiento.

      v. Que contemple expresamente el cambio, en el caso que fuere pertinente, de la forma de organización y funcionamiento del directorio ante situaciones de contingencia o crisis.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha acordado la forma de operación de dicho órgano social en situaciones de contingencia o crisis, con la forma de las notificaciones, número de sesiones, y forma de realizarse las sesiones.

      vi. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio no cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras o áreas de fortalecimiento.

      vii. En que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio no cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en que la detección a que se refiere los números i a iii anteriores, se realice al menos sobre una base anual. Durante el 2023, el Directorio evaluará solicitar esta actividad a un tercero independiente.

    k) El directorio cuenta con un sistema de información en operación y de acceso por parte de cada director que:


    • i. Le permite acceder, de manera segura, remota y permanente, a todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio de los últimos 3 años, de acuerdo a un mecanismo de ordenamiento que facilite su indexación y búsqueda de información.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía tiene y mantiene a disposición de cada uno de los miembros del directorio, de manera remota, todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio.

      ii. Le permite acceder, de manera segura, remota y sin perjuicios de las obligaciones legales respecto al plazo de envío de contenido de las citaciones, a la minuta o documento que sintetiza todas las materias que se tratarán en esa sesión y los demás antecedentes que se presentarán en dicha sesión o adicionales necesarios para prepararse para la misma.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía envía y pone a disposición de cada uno de los directores las presentaciones que se realizan en las diferentes sesiones de directorio en forma previa a la realización de dichas sesiones.

      iii. Permite el acceso al que se refiere el número ii anterior, con al menos 5 días de antelación a la sesión respectiva.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía tiene y mantiene a disposición de cada uno de los miembros del directorio, de manera remota, todas las actas y documentos tenidos a la vista para cada sesión de directorio.

      iv. Le permite acceder de manera segura, remota y permanente, al sistema de denuncias implementado por la sociedad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con un sistema de denuncias y tiene a disposición de cada uno de miembros del directorio la información respectiva, la cual se entrega en caso de ser requerida por algún integrante del directorio.

      v. Le permite revisar el texto definitivo del acta de dicha sesión.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía pone a disposición de cada uno de los directores los textos definitivos de las actas para la revisión que corresponda.

      vi. Permite la revisión a que se refiere el número v anterior, con no más de 5 días posteriores a la sesión respectiva.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio recibe con anterioridad a una sesión ordinaria o extraordinaria, un borrador del acta respectiva, que recoge los comentarios, agregados y cambios que proponen los distintos miembros respecto de lo ocurrido y tratado en la sesión anterior.

2. De la relación entre la sociedad, los accionistas y público en general

  • a) El directorio ha implementado un procedimiento formal y en operación para que los accionistas de la sociedad se puedan informar:


    • i. Con al menos 3 meses de antelación a la junta de accionistas en que se elegirán directores, acerca de la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que en opinión del directorio resulta aconsejable formen parte del mismo para que éste esté en mejores condiciones de velar por el interés social.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha estimado que esta es una materia que es propia de la decisión soberana y propietaria de los accionistas de la Compañía. Adicionalmente, esta materia ya se encuentra regulada por el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas; y, por lo tanto, a falta de disposición legal o norma obligatoria en contrario, se acordó por ahora, no innovar en esta materia. Con todo, la Compañía tiene permanentemente en su sitio web www.nuevapolar.cl toda la información corporativa relevante para que los accionistas puedan determinar bajo su propio análisis las capacidades, condiciones, experiencias y visiones que deberían ser consideradas al momento de votar por los candidatos a director, publicándose antes de cada junta ordinaria de accionistas, los antecedentes de cada candidato.

      ii. Antes de la votación correspondiente, del número máximo de directorios que, en opinión del directorio, es aconsejable tengan los directores que sean electos por los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha estimado que esta es una materia que es propia de la decisión soberana y propietaria de los accionistas. Actualmente, asimismo, no existe ni en la LSA ni en su Reglamento, una exigencia legal como la mencionada que pueda coartar o limitar, total o parcialmente ese derecho.

      iii. Antes de la votación correspondiente, la experiencia, profesión u oficio del candidato a director.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha estimado que esta es una materia que es propia de la decisión soberana y propietaria de los accionistas de la Sociedad. Adicionalmente, esta materia ya se encuentra regulada por el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas; y, por lo tanto, a falta de disposición legal o norma obligatoria en contario, se acordó por ahora no innovar en esta materia. De esta forma, la Compañía actúa en estos asuntos en conformidad a lo dispuesto en el artículo 73 del Reglamento de sociedades anónimas y en el CGC de la Compañía. En consecuencia, para la elección de un directorio y con anterioridad a la junta de accionista, el Gerente General está encargado de publicar en la sección de “Información al Inversionista” de la página web corporativa lo siguiente: (i) La nómina de postulantes de los cuales se tenga conocimiento; (ii) Los accionistas que los propusieron en la medida que esta información haya sido conocida; (iii) La experiencia y perfil profesional de cada candidato; y, (iv) Si éstos postulan como directores independientes o no.

      iv. Antes de la votación correspondiente, si el candidato a director mantiene o ha mantenido en los últimos 18 meses relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la sociedad, o sus principales competidores o proveedores.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      sta materia ya se encuentra regulada por el artículo 73 del Reglamento de Sociedades Anónimas; y, en este sentido se recuerda que la Compañía pone a disposición de los accionistas lo requerido por disposición legal, como asimismo, lo actualmente señalado en el CGC de la Compañía. Dicho código dispone que, para la elección del directorio el Gerente General está encargado de publicar en la sección de “Información al Inversionista” de la página web corporativa, lo siguiente: (i) “La nómina de postulantes de los cuales se tenga conocimiento; (ii) Los accionistas que los propusieron en la medida que esta información haya sido conocida; (iii) La experiencia y perfil profesional de cada candidato; y, (iv) Si éstos postulan como directores independientes o no.” Esta información no contempla información referida a eventuales relaciones contractuales, comerciales o de otra naturaleza con el controlador de la Compañía, o sus principales competidores o proveedores, que los candidatos a director pudiesen tener.

    b) El directorio ha implementado un mecanismo, sistema o procedimiento formal que permita:


    • i. A los accionistas participar y ejercer su derecho a voto por medios remotos, en la misma oportunidad que el resto de los accionistas que están físicamente representados en la junta.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En la junta de accionistas realizada en el periodo 2022, se utilizó el sistema de la DCV, en la cual se habilitó la posibilidad de efectuar votaciones remotas, el cual será adoptado por la Compañía en la medida que la contingencia lo amerite.

      ii. A los accionistas observar, de manera remota y en tiempo real, lo que ocurre durante las juntas de accionistas.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía utilizó en la junta de accionistas del periodo 2022 el sistema utilizado por la DCV que permitía a los accionistas observar, de manera remotra y en tiempo real, lo que ocurrría en las juntas de accionistas.

      iii. Al público en general informarse en tiempo real de los acuerdos adoptados en las juntas de accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no posee un mecanismo o procedimiento formal al respecto. Para el caso de la elección de directores, se emplea el sistema de difusión y contabilización de votos utilizado por el DCV.

      iv. Al público en general enterarse de los acuerdos adoptados en la junta de accionista, con un desfase inferior a 5 minutos de votado el acuerdo respectivo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no posee un mecanismo o procedimiento formal al respecto. Para el caso de la elección de directores, se emplea el sistema de difusión y contabilización de votos utilizado por el DCV.

    c) El directorio ha aprobado una política y establecido procedimientos formales que tienen por objetivo proveer anualmente al público información respecto a:


    • i. Las políticas adoptadas por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía.

      ii. Los grupos de interés identificados por la sociedad como relevantes, así como las razones por las que tales grupos tienen esa condición.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía y a la calificación o condición de grupos de interés.

      iii. Los riesgos relevantes, incluidos los de sostenibilidad, de la sociedad, así como las principales fuentes de esos riesgos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía y a la calificación o condición de grupos de interés.

      iv. Los indicadores medidos por la sociedad en materia de responsabilidad social y desarrollo sostenible.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía y a la calificación o condición de grupos de interés.

      v. La existencia de metas y la evolución que han tenido los indicadores de sostenibilidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía

    d) Para efectos de la definición de las políticas, indicadores y formato de reporte referidos en la letra c) anterior, se han seguido estándares internacionales como, por ejemplo, las directrices contenidas en la ISO 26000:2010, o los Principios y Estándares de Reportes y Difusión de la "Global Reporting Initiative" o del "International Integrated Reporting Council".

    • No

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una unidad de Desarrollo sostenible dentro de su estructura, pero por el momento no tiene políticas formales al respecto, sin embargo se encuentra trabajando en la creación de procedimientos y políticas relacionadas a la Sostenibilidad al interior de la compañía.

    e) La sociedad cuenta con una unidad de relaciones con los accionistas, inversionistas y medios de prensa que:


    • i. Permite a éstos aclarar dudas de la sociedad, sus negocios, principales riesgos, situación financiera, económica o legal y negocios públicamente conocidos de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Conforme a la sección 3 del CGC, el cual fue aprobado en sesión de Directorio de fecha 12 de Marzo de 2013, la Compañía cuenta con una persona encargada de la relación con los inversionistas (“Investor Relations”), cuya principal función consiste en responder de manera oportuna a las inquietudes que razonablemente manifiesten accionistas e inversionistas nacionales o extranjeros, respecto de la situación, marcha y negocios públicamente conocidos de la sociedad. Este encargado también indica a los inversionistas dónde pueden obtener la información que por ley debe ser provista a los accionistas y al público en general.

      ii. Cuenta con personas que, al menos, dominen el idioma inglés para responder a las consultas de quienes no hablen español.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Investor Relations domina el idioma inglés, pudiendo responder adecuadamente inquietudes en ese idioma.

      iii. Es la única unidad autorizada por el directorio para responder tales consultas a los accionistas, inversionistas y medios de prensa.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Investor Relations está autorizado por el directorio para estos efectos. No obstante lo anterior, dependiendo del tipo de consulta o inquietud, el directorio puede definir voceros diferentes y no limitarlo al ejecutivo a cargo de Investor Relations.

    f) El directorio cuenta con un procedimiento formal de mejoramiento continuo en operación:


    • i. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha solicitado informes para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que éstas sean de fácil comprensión por el público. Sin embargo, se ha contestado negativamente a esta pregunta ya que, por ahora, no se cuenta con un procedimiento formal al respecto.

      ii. Para detectar e implementar, eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha solicitado informes para detectar eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado. Sin embargo, se ha contestado negativamente a esta pregunta ya que, por ahora, no se cuenta con un procedimiento formal al respecto a objeto que dichas comunicaciones sean provistas al mercado de manera oportuna.

      iii. Que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para la detección e implementación de esas eventuales mejoras.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha solicitado informes para detectar eventuales mejoras en los procesos de elaboración y difusión de las revelaciones que realiza la entidad al mercado. Sin embargo, se ha contestado negativamente a esta pregunta ya que, por ahora, no se cuenta con un procedimiento formal al respecto que considere la asesoría de un experto ajeno a la sociedad para estos efectos.

      iv. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Como se mencionó anteriormente, no hay un procedimiento formal al respecto.

    g) La sociedad cuenta con una página web actualizada por medio de la cual los accionistas pueden acceder a toda su información pública, de manera sencilla y de fácil acceso.


    • Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía publica su información en el sitio web www.lapolar.cl y también, en www.nueva-polar.cl en ambos sitios existe una sección con información de la empresa para ser consultado por los accionistas y el público en general.

3. De la gestión y control de riesgos

  • a) El directorio ha implementado un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos el cual se encuentra en operación y que:


    • i. Tiene como directrices generales las políticas de gestión de riesgos aprobadas por el directorio.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se ha formado un Comité para estos efectos, con especial énfasis en el negocio financiero de la Compañía. Se ha contestado negativamente a este ítem ya que, por ahora, no existe una política aprobada por el directorio con directrices generales respecto de las políticas de gestión de riesgos; ni es parte de un proceso formal de gestión y control de riesgos corporativos.

      ii. Cuenta con una unidad de Gestión de Riesgos o equivalente, encargada de la detección, cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos, y que reporta directamente al directorio.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Se ha formado un Comité para estos efectos, con especial énfasis en el negocio financiero de la Compañía. Se ha contestado negativamente a este ítem ya que, por ahora, no existe una política aprobada por el directorio con directrices generales respecto de las políticas de gestión de riesgos; ni es parte de un proceso formal de gestión y control de riesgos corporativos.

      iii. Cuenta con una unidad de Auditoría Interna o equivalente, responsable de la verificación de la efectividad y cumplimiento de las políticas, procedimientos, controles y códigos aprobados por el directorio, y que reporta directamente a éste.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía también cuenta con unidad de Auditoría Interna, cuya gestión es independiente a la de la Administración. Reporta al Directorio a través del Comité de Directores

      iv. Incorpora dentro del proceso de cuantificación, monitoreo y comunicación de riesgos tanto los riesgos directos de la entidad como aquellos indirectos que pueden surgir de las demás empresas del grupo empresarial al que pertenece la entidad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La compañía posee para el negocio financiero, una política de gestión y control de los riesgos que contempla entre otros riesgos operativos, de fraude, de liquidez, de continuidad del negocio, de prevención del delito, además gestiona los riesgos corporativos que impactan al negocio financiero. La Gerencia de Riesgos del negocio financiero sesiona con el Comité de Riesgos del Retail Financiero una vez al mes entregando resultados de Key Risk Indicator (KRI) definidos por dicho comité. Además la compañía gestiona los riesgos a través de la Gerencia de Auditoría Interna, que informa mensualmente al Comité de Directores, los resultados de auditoría de acuerdo al plan anual aprobado por el Comité de Directores y se revisan resultados y seguimiento al plan. Además el Comité de Auditoría monitorea los riesgos a través de mediciones de otros KRI corporativos que son definidos por dicho comité. Los riesgos de prevención de delitos, son monitoreados por el áre de Cumplimiento, la cual sesiona trimestralmente con el Comité de Prevención de Delitos y presenta su gestión al Comité de Directores. Sin desmedro de que la subgerencia de riesgo operacional de retail financiero cubre los riesgos corporativoa mas relevantes , se considera un cumplimiento parcial, por cuanto la compañia no cuenta con una función de riesgo operacional corporativa.

      v. Considera el impacto potencial que tendrá la materialización de los riesgos de sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Comité de Directores está a cargo de reunirse en forma mensual con los distintos encargados o gerencias que reporten sobre los riesgos identificados conforme al Plan de Auditoria Interna, los que no incluyen por ahora, en forma expresa, los de “sostenibilidad económicos, sociales y ambientales a los que la misma está expuesta”.

      vi. Tiene como guía principios, directrices y recomendaciones nacionales e internacionales como, por ejemplo, los desarrollados por "The Committee of Sponsoring Organizations" (COSO, por sus siglas en inglés) o los contenidos en "Control Objectives for Information and Related Technology" (COBIT, por sus siglas en inglés) creados por ISACA o la ISO 31000:2009 e ISO 31004:2013.
      Respuesta: No

      Explicación (4000 caracteres máximo):
      El Comité de Directores de la Sociedad está a cargo de reunirse en forma mensual con los distintos encargados o gerencias que reporten sobre los riesgos identificado conforme al Plan de Auditoria Interna, sin que las recomendaciones de COSO y COBIT constituyan necesariamente la principal guía con que se realiza el trabajo de auditoria.

      vii. Contempla un Código de Conducta o documento equivalente aprobado por el directorio y revisado anualmente, que define los principios y lineamientos que deben guiar el actuar del personal y directorio de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con un Código de Conducta que define los lineamientos que deben guiar el actuar del personal

      viii. Contempla la información y capacitación permanente de todo el personal atingente, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad, respecto de las políticas, procedimientos, controles y códigos implementados para la gestión de riesgos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía ha efectuado capacitación en gestión de riesgo al personal de las áreas relacionadas al negocio financiero, independiente del vínculo contractual que lo una con la sociedad. Respecto a una gestión más integral de riesgos, por ahora, no están contempladas capacitaciones que sean extensivas a todo el personal atingente de la Compañía, independiente del vínculo contractual que los una con la sociedad.

      ix. Es revisado y actualizado, al menos anualmente.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta, por ahora, a nivel corporativo, con un proceso formal de Gestión y Control de Riesgos en la forma, periodicidad y extensión mencionada en esta NCG 385

    b) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para canalizar las denuncias por parte de su personal, cualquiera sea el vínculo contractual, accionistas, clientes, proveedores o terceros ajenos a la sociedad, de eventuales irregularidades o ilícitos.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En el mes de septiembre del año 2016, la Compañía implemento un Canal de Denuncias, a través de la empresa Generación Empresarial, el cual se encuentra vigente.

      ii. Que garantiza el anonimato del denunciante.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En el mes de septiembre del año 2016, la Compañía implementó un Canal de Denuncias, a través de la empresa Generación Empresarial, que garantiza anonimato al denunciante , le permite conocer el estado de la denuncia, está a disposición de todos los grupos de interés

      iii. Que permite al denunciante conocer el estado de su denuncia.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En el mes de septiembre del año 2016, la Compañía implementó un Canal de Denuncias, a través de la empresa Generación Empresarial, que garantiza anonimato al denunciante , le permite conocer el estado de la denuncia, está a disposición de todos los grupos de interés

      iv. Que es puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, tanto mediante capacitaciones como a través del sitio en Internet de la entidad.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía implementó un Canal de Denuncias, a través de la empresa Generación Empresarial, que ha sido puesto en conocimiento de su personal, accionistas, clientes, proveedores y terceros, y que se encuentra disponible en el sitio web de la Compañía www.nuevapolar.cl

    c) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para detectar y reducir barreras organizacionales, sociales o culturales que pudieren estar inhibiendo la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones que, sin esas barreras, se habría dado naturalmente en la organización.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha aprobado una Política de Reclutamiento que tiene por objeto detectar y reducir alguna barrera organizacional, social y cultural que pudiera generar o inhibir la diversidad de capacidades, condiciones, experiencias y visiones naturales en la Sociedad. Este proceso de reclutamiento y selección de personal se basa en las capacidades, habilidades y competencias de los candidatos, sin realizar distinción en género, nacionalidad ni edad. Asimismo, la mencionada Política busca detectar y reducir las posibles barreras organizacionales, sociales y culturales que se puedan generar en los procesos de selección interna de la Sociedad.

      ii. Para identificar la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      En la actualidad la Compañía no cuenta con un procedimiento formal que se refiera, en forma particular, a la diversidad de capacidades, conocimientos, condiciones, experiencias y visiones con que deben contar sus ejecutivos principales.

      iii. Para identificar entre los trabajadores de la entidad, a potenciales reemplazantes del gerente general y demás ejecutivos principales, en función del proceso de identificación descrito en el numeral ii anterior.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía cuenta con una Política de Continuidad Ante Pérdida o Reemplazo de Ejecutivos Principales aprobado con fecha 27 de diciembre del año 2018, y que determina criterios para reemplazantes temporales y métodos para reemplazo de los ejecutivos principales de la Sociedad que ahí se indican. Adicionalmente, la Sociedad realiza procesos formales de evaluación de desempeño en forma anual, de los cuales se obtiene información relevante en caso de requerir llenar vacantes en los primeros niveles organizacionales. Asimismo, sí se cuenta con un procedimiento para el reemplazo de ejecutivos clave, el cual está debidamente aprobado por el directorio con fecha 20 de diciembre del año 2013.

      iv. Para reemplazar oportunamente al gerente general y demás ejecutivos principales, y traspasar sus funciones e información relevante, ante su ausencia imprevista, minimizando el impacto que ello tendría en la organización.
      Respuesta:
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía sí cuenta con un procedimiento para el reemplazo de ejecutivos clave, el cual está debidamente aprobado por el directorio con fecha 27 de diciembre del año 2018.

      v. En que la detección a que se refieren los números i y ii anteriores, se realiza al menos sobre una base anual.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía no cuenta con un procedimiento formal de revisión anual de los procedimientos mencionados en el punto i y ii anterior

    d) El directorio ha implementado un procedimiento formal y que está en operación:


    • i. Para revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, con el fin de detectar y corregir eventuales incentivos a que dichos ejecutivos expongan a la sociedad a riesgos que no estén acorde a las políticas definidas sobre la materia o a la comisión de eventuales ilícitos.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El directorio ha tomado las medidas necesarias para asegurar una correcta alineación de los incentivos monetarios de los principales ejecutivos, con la correcta gestión y administración de la Compañía. Se ha respondido negativamente a esta pregunta ya que, por ahora, no hay un procedimiento formal y escrito a este respecto, que exija una revisión en base anual, como en esta sección se describe. Durante el 2023 el directorio evaluará confeccionar y aprobar un procedimiento que tenga por objeto revisar, al menos sobre una base anual, las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales.

      ii. Que contempla la asesoría de un tercero ajeno a la sociedad que apoye al directorio, y al comité de directores en caso que corresponda, en la revisión a que se refiere el numeral i anterior.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      El Directorio ha solicitado para sus revisiones el apoyo externo de especialistas, que contemplen la vigencia y competitividad de las estructuras salariales. Sin desmedro de lo anterior, se ha respondido negativamente a esta pregunta ya que por ahora no hay un procedimiento formal y escrito a este respecto, y que exija una revisión con base anual.

      iii. Que contempla la difusión de las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La Compañía ha decidido por razones estratégicas de competencia, no hacer pública información que difunda las estructuras salariales y políticas de compensación e indemnización del gerente general y demás ejecutivos principales, en el sitio en Internet de la sociedad.

      iv. Que contempla someter dichas estructuras salariales y políticas a aprobación de los accionistas.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      Esta información no se ha considerado presentar en las juntas de accionistas

4. De la evaluación por parte de un tercero

  • a) La autoevaluación del directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa:


    • i. Ha sido revisada y validada por un tercero ajeno a la sociedad.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La autoevaluación del Directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa, no fue realizada por terceros ajenos a la Compañía.

      ii. La persona o equipo de personas que realizaron la revisión y validación, cuenta con la experiencia acreditada de al menos 5 años en evaluación de procesos y efectividad de controles, o en la prestación de servicios profesionales de asesoría o consultoría en diseño e implementación de procesos, gestión de riesgos o mejoramiento continuo.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La autoevaluación del Directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa, no fue realizada por terceros ajenos a la Compañía

      iii. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, son fiscalizados por la Superintendencia u organismo público o privado extranjero de similar competencia.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La autoevaluación del Directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa, no fue realizada por terceros ajenos a la Compañía

      iv. La entidad o personas que realizaron la revisión y validación, pertenecen a una nómina establecida por las bolsas nacionales de entidades que cumplen las condiciones definidas por las mismas para certificar la autoevaluación a que se refiere la presente normativa.
      Respuesta: No
      Explicación (2500 caracteres máximo):
      La autoevaluación del Directorio respecto a la adopción de las prácticas contenidas en la presente normativa, no fue realizada por terceros ajenos a la Compañía
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